سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد شهرسازی "سبا" عملکرد این سیستم تهیه تصاویر الكترونیكی از كلیه اسناد و مدارك موجود در بایگانی و نگهداری این تصاویر در سیستم سبا بصورت مكانیزه و سپس فهرست بندی و طبقه بندی اسناد و مدارك هر سند به تفكیك نوع سند می باشد به شكلی كه هر كاربر سیستم بتواند در هر زمان با وارد كردن شماره سند بایگانی ، تصویر سند مربوطه را مشاهده نماید و كلیه اوراق یك پرونده را به صورت مجازی و به تناسب كار خود مرتب نماید.
ویژگی های این سیستم عبارت است از :
  • امكان درج نگهداری تصاویر نامحدود سند به ازای یك پرونده
  • امكان طبقه بندی و فهرست بندی هر سند به تفكیك نوع آن و ورود اطلاعات شناسایی هر برگه بصورت لاتین و فارسی
  • امكان طبقه بندی هر تصویر از سند بصورت عادی و محرمانه و مدیریت دستری به اسناد بر اساس نوع امنیت سند
  • امكان نگهداری تصاویر اسناد حذف شده در سیستم قبل از ثبت نهایی هر سند برای بالا بردن امنیت
  • امكان عدم تغییر یا حذف اطلاعات و تصاویر اسناد پس از ثبت نهایی
  • امكان نگهداری سوابق كلیه اعمال انجام شده بر روی تصویر هرسند با ذكر تاریخ و نام كاربر
  • امكان تهیه چاپ از تصاویر اسناد
  • امكان جستجوهای تركیبی بر اساس فیلدهای موجود در اسناد و مدارك برای كاربران دارای مجوز
  • امكان نگهداری تصاویر اسناد با فرمهای Tiff و یا Jpeg
  • امكان اضافه نمودن تصاویر با فرمهای Tiff و یا Jpeg از محلهای دیگر به برنامه
  • امكان نگهداری اطلاعات هر سند و تصاویر آنها در بایگانی داده های مستقل و امكان عملیاتی شدن بدون نیاز به سایر سیستمها از قبیل شهرسازی
  • امكان تبدیل اطلاعات با سیستم شهرسازی و سیستم املاك و نوسازی
  • امكان تهیه گزارشات آماری از كلیه اقدامات كاربران سیستم
  • امكان نگهداری سوابق كلیه اقدامات انجام شده كاربران به همراه تاریخ و ساعت اقدام
  • امكان بازبینی كلیه اطلاعات مندرج در سیستم به صورت یك نود مستقل
  • امكان تبادل اطلاعات با سیستم بایگانی الكترونیك